Pravo radnika na isplatu dnevnica za službeni put uređuje se pravilnikom o radu, kolektivnim ugovorom ili drugim aktima poduzeća, a porezni propisi određuju uvjete pod kojima se one mogu neoporezivo isplatiti.
1. Obračun i isplata neoporezive dnevnica za službeni put u zemlji
Uvjeti za isplatu neoporezive dnevnice:
- trajanje službenog puta je od 8 od 12 sati – isplata pola dnevnice do svote od 85,00 kn,
- trajanje službenog puta je više od 12 sati – isplata pune dnevnice do svote od 170,00 kn.
Ako je na službenom putu provedeno više dana, broj dnevnica se određuje tako da se broj sati provedenih na putu podijeli s 24.
Isplata dnevnice služi za pokrivanje izdataka za prehranu, pića, prijevoza te ostalih troškova za osobne potrebe nastalih na službenom putu. U slučaju da poslodavac osigura prehranu (ručak i večeru), neoporeziva svota dnevnice se smanjuje za 60 %. Ako na službenom putu poslodavac podmiri samo ručak ili večeru (jedan od ta dva obroka), dnevnica se mora smanjiti za 30 %.
Primjer 1:
Radnik je upućen na službeno putovanje u zemlji u trajanju pet dana te ima pravo na pet neoporezivih dnevnica (5*170,00=850,00 kn). S obzirom da je u hotelu koristio uslugu punog pansiona (ručka i večere) dnevnice se moraju umanjiti za 60 %, tj. može mu se isplatiti samo 340,00 (850*0,40) kn.
2. Obračun i isplata neoporezive dnevnice za službeni put u inozemstvo
Propisana svota inozemne dnevnice za službeno putovanje u određenu državu obračunava se od sata prelaska granice RH pa do sata prelaska granice u povratku u RH. Ako se za službeno putovanje u inozemstvo koristi avion, dnevnice se obračunavaju od sata polaska aviona sa zadnjeg aerodroma, do sata povratka na prvi aerodrom u RH.
Primjer 2:
Radnik je upućen na službeno putovanje iz Zagreba u Republiku Sloveniju na kojem je proveo ukupno 11 sati. U Sloveniji je proveo 9 sati i 30 minuta te ostvaruje pravo na neoporezivu isplatu pola inozemne dnevnice. Za ostalih 1 sat i 30 minuta koje je proveo na putovanju po Hrvatskoj, nema pravo na neoporezivu isplatu tuzemne dnevnice.
Primjer 3:
Radnik je upućen na službeno putovanje iz Osijeka u Republiku Sloveniju. Na službenom putu u Sloveniji proveo je ukupno 28 sati, a u RH je proveo 11 sati.
Za ukupno 39 (28 + 11) sati radniku pripada iznos od dvije neoporezive dnevnice (24 + 15 sati). S obzirom na to da je na službenom putovanju u Sloveniji proveo 28 sati može mu se isplatiti samo jedna inozemna dnevnica. Iako je na putovanje u Hrvatskoj utrošio 11 sati (za što bi mu se mogla neoporezivo isplatiti samo polovina tuzemne dnevnice), ima pravo i na jednu tuzemnu dnevnicu (za 11 sati putovanja po Hrvatskoj uvećanu i za 4 sata provedenih na putu u Sloveniji).
Primjer 4:
Radnik je upućen na službeno putovanje u BiH, na kojemu je proveo ukupno 13 sati, od čega 6 sati u RH i 7 sati u BiH.
Gledajući zasebno, radnik ne bi mogao ostvariti pravo na neoporezivu isplatu ni tuzemne ni inozemne dnevnice. Međutim, poslodavac prema odredbama Pravilnika može radniku neoporezivo isplatiti jednu dnevnicu za službeno putovanje u zemlji do svote od 170,00 kuna jer je radnik na službenom putovanju proveo više od 12 sati ukupno.
Primjer 5:
Radnik je upućen na službeno putovanje u BiH, na kojemu je proveo ukupno 15 sati, od čega 4 sata u RH i 11 sati u BiH.
U ovom slučaju radnik ima pravo na neoporezivu isplatu pola inozemne dnevnice jer je u BiH proveo više od 8, a manje od 12 sati. Uz to poslodavac mu još može neoporezivo isplatiti i pola tuzemne dnevnice, što proizlazi iz činjenice da se svako službeno putovanje koje za poslodavca obavi radnik dijelom u zemlji i dijelom u inozemstvu smatra upućivanjem na jedno službeno putovanje i treba se smatrati cjelinom kod obračuna dnevnica (na službenom putovanju provedeno ukupno 15 sati).
Važno:
U slučaju da poslodavac osigura prehranu djelatniku u jednoj od zemalja, umanjuje se dnevnica za zemlju u kojoj je obrok osiguran prema već navedenim pravilima za zemlju i inozemstvo. Ukoliko je radnik na službenom putu proveo nekoliko dana, a prehrana je osigurana samo jedan dan, dnevnica se umanjuje samo za taj jedan dan, a ne ukupan iznos dnevnica.
Ako na službenom putu djelatnik počasti poslovnog partnera ručkom ili večerom, dnevnica mu se mora umanjiti, jer se troškovi reprezentacije također smatraju osiguranim obrokom.